I benefici che vengono garantiti dalla fatturazione elettronica sono numerosi ed evidenti a tutti: essi non riguardano unicamente il risparmio economico di cui si può beneficiare in confronto alla gestione cartacea, ma hanno a che fare anche con un complessivo miglioramento dell’efficienza dei processi; non va sottovalutata, poi, la minimizzazione del rischio di errore. Tutte queste ragioni sono più che sufficienti per mettersi alla ricerca di un software fattura elettronica che semplifichi e velocizzi il lavoro: a partire dal prossimo anno, dovrebbero essere circa cinque milioni i soggetti che dovranno rispettare l’obbligo di fatturazione elettronica, e tra questi ci saranno anche gli operatori dell’oil & gas.
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L’immobilismo degli operatori
Eppure la novità non è recente, visto che le pubbliche amministrazioni sfruttano le fatture elettroniche sin dal 2015. Ciò non toglie che tra i privati si riscontri ancora un certo immobilismo, anche per il clima di incertezza che regna nel settore, oltre che per la ritrosia di molte imprese a cimentarsi in una digital transformation efficace. Sono in molti, in effetti, a non aver ancora capito con precisione che cosa voglia dire davvero abbandonare la carta per affidarsi al digitale: un passaggio che è destinato ad avere un impatto significativo sul lavoro quotidiano.
Come scegliere il software
Nella scelta del software per la fattura elettronica non bisogna commettere lo sbaglio di pensare che vi sia un programma adatto a tutti. D’altro canto, un passo in avanti è d’obbligo, anche per promuovere la conoscenza in un settore in cui troppi operatori pensano ancora che la fattura elettronica non sia altro che il file in Word o in Pdf ricevuto o trasmesso via mail. Ovviamente non è così: le fatture elettroniche sono realizzate unicamente in formato Xml e devono essere trasmesse ai destinatari in digitale. In base al ricevente – un privato, un operatore economico o una pubblica amministrazione – le fatture devono contenere dati specifici, a cominciare dai codici fiscali e dai numeri di partita IVA delle parti coinvolte. Nel caso in cui il destinatario sia rappresentato da una pubblica amministrazione, inoltre, devono essere indicati il codice unico di progetto o il codice identificativo di gara.
Cosa bisogna sapere sulla fatturazione elettronica
Prima di pensare ai software fattura elettronica, insomma, è bene conoscere in maniera approfondita le fatture stesse: questi documenti, per esempio, non possono essere spediti tramite posta elettronica come accaduto fino ad oggi, in quanto vanno inoltrati allo SDI, il Sistema di Interscambio. Si tratta di un obbligo a cui non ci si può sottrarre: se una fattura non passa attraverso questa piattaforma è come se non esistesse, nel senso che non si può ritenere emessa. I fornitori possono decidere di inviare il documento in maniera diretta o indiretta: nel primo caso, dopo aver creato e firmato la fattura, la inoltrano personalmente al Sistema di Interscambio; nel secondo caso, si affidano a un intermediario accreditato, come per esempio un commercialista, inviando loro la fattura in formato classico (sarà poi compito dell’intermediario riscrivere il documento in Tracciato Xml e inviarlo alla piattaforma dopo aver apposto la firma digitale).
Trovare il software più adatto ai propri bisogni
Per essere certi di acquistare un software realmente utile, è importante prendere in esame i propri bisogni, ma anche la dimensione organizzativa dell’impresa, la sua struttura, il grado di complessità dell’attività che si gestisce e il volume delle fatture che vengono trattate. La semplicità di gestione del ciclo di fatturazione deve essere il primo obiettivo da raggiungere.
