Come realizzare un’efficace presentazione per lavoro o altri scopi

In molte aziende (piccole, medie e grandi imprese), ma anche in realtà di tipo diverso (associazioni culturali, circoli, parrocchie, scuole ecc.) è molto frequente il ricorso a una presentazione con slide per parlare di un determinato argomento. In effetti si tratta di uno strumento che può risultare particolarmente efficace dal punto di vista comunicativo, ma per esserlo è necessario organizzarlo in modo corretto, avendo le idee chiare sia per quanto riguarda gli strumenti tecnici necessari - sia software che hardware – sia per quanto concerne le modalità di presentazione. Cerchiamo quindi di fornire alcune idee per realizzare un’efficace presentazione, a prescindere dal fatto che venga utilizzata in ambito professionale o per altre motivazioni.

Gli strumenti tecnici

Una buona ed efficace presentazione non può prescindere dall’utilizzo di strumenti software e hardware di ottima qualità; per quanto riguarda i primi, esistono moltissimi applicativi, sia gratuiti che a pagamento, che permettono di realizzare presentazioni di livello professionale sia offline che online; il software di presentazioni più noto è probabilmente Microsoft Power Point, ma potremmo citare anche Google Slides, Canva, Prezi, Keynote, Impress e via discorrendo. Per quanto riguarda l’hardware, per realizzare una presentazione efficace sono poi necessari un ottimo videoproiettore, un supporto per videoproiettore e uno schermo per la proiezione; a questo proposito possiamo suggerire di visualizzare l’ampio catalogo presente su Sfera Ufficio, un portale che da molti anni offre un ricco catalogo di prodotti per l’informatica, l’elettronica, il bricolage e molto altro ancora a prezzi particolarmente competitivi. Spendiamo due parole in più per quanto riguarda il videoproiettore perché si tratta di uno strumento davvero importante per la riuscita dell’evento; innanzitutto si deve premettere che non tutti i videoproiettori sono uguali, non solo per quanto riguarda il prezzo, ma anche per quanto concerne le caratteristiche tecniche. Per esempio, a seconda dell’ampiezza della sala di presentazione, è necessario optare una luminosità di proiezione più o meno elevata; nel caso di piccole sale conferenze (10-15 persone) può essere sufficiente un videoproiettore da 3.000 a 3.500 lumen, mentre per una sala un po’ più grande (20-25 persone) è meglio considerare una luminosità maggiore (3.500-5.000 lumen); per sale ancora più grandi può essere consigliabile scegliere uno strumento che garantisca una luminosità superiore ai 5.000 lumen. Ovviamente, a seconda della grandezza della sala, si sceglierà uno schermo di proiezione di dimensioni adeguate. Molto importante anche l’aiuto dei supporti regolabili che ci permettono di aggiustare la proiezione a seconda della distanza di proiezione e della dimensione della proiezione.

Qualche suggerimento relativamente alle idee

Affinché una presentazione raggiunga lo scopo che ci si è prefissi deve essere sicuramente accattivante, deve cioè catturare il più possibile l’attenzione dei partecipanti all’evento. Sulle modalità di presentazione ci sono ovviamente pareri diversi, ma su alcuni punti c’è una concordanza pressoché unanime; per esempio, tutti concordano sul fatto che si deve evitare di utilizzare semplicemente i template standard proposti dai software di presentazione; da questi si può partire, ma è necessario personalizzare. Uno dei segreti di un’ottima presentazione è poi la semplicità; si devono evitare testi eccessivamente verbosi e/o un sovrautilizzo di immagini; queste ultime sono ovviamente importanti, ma non c’è bisogno di utilizzarle in tutte le slides o in modo eccessivo. Non si deve poi esagerare con i colori; una presentazione non deve certamente essere “piatta e monocolore”, ma non bisogna nemmeno esagerare sul lato opposto; 4-5 colori al massimo saranno più che sufficienti. Sui punti elenco e sui punti numerati, la scelta è molto personale; c’è chi li ritiene molto diretti ed efficaci, mentre altri li ritengono abbastanza noiosi; probabilmente in medio stat virtus; usarli sì, ma cum grano salis. Si deve evitare di ripetere pedissequamente quello che viene riportato sulla slide; il testo su quest’ultima deve servire a chi presenta a dare lo spunto per le cose da dire; è noioso e inutile ripetere quello che già il partecipante può leggere da solo.