La fatturazione elettronica è un aspetto che tutti coloro che gestiscono un’azienda, una ditta individuale, uno studio professionale ecc…devono considerare nel momento in cui avviano un’attività in proprio. Ma vediamo nel dettaglio cos’è la fatturazione elettronica, quando bisogna usarla e come gestire al meglio questo sistema di generazione e invio delle fatture.
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Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica a partire dal 1 gennaio del 2019 è obbligatoria per tutte le attività imprenditoriali, commerciali all’ingrosso e al dettaglio e studi professionali, dal quale sono esclusi solo coloro che operano nel regime forfettario. Tutti quelli che operano in un regime tradizionale sia nel campo del B2C sia in quello del B2B devono dunque effettuare la e-fattura.
La fatturazione elettronica è il sistema di emissione digitale, di conservazione e trasmissione delle fatture, pensato sia per eliminare il supporto di tipo cartaceo, con stampa, spedizione e conservazione, sia per l’invio diretto in trasmissione all’Agenzia delle Entrate.
Le fatture elettroniche devono avere un flusso dati strutturati digitale con contenuti identici a quelli di una fattura cartacea salvati però in digitale con formato XML.
Come gestire la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica può essere seguita con un software gestionale aziendale apposito, come ad esempio quello di LibertyCommerce, che permetta di: compilare la fattura, di firmare la fattura in formato digitale o da parte del soggetto che emette la fattura oppure mediante il suo intermediario al fine di garantirne sia il contenuto sia l’origine.
L’emissione delle fatture prevede sempre digitalmente l’invio al destinatario della stessa attraverso un Sistema di Interscambio come previsto dalla legge. Il sistema successivamente procede al recapito della fattura al soggetto privato oppure alla Pubblica Amministrazione o aziende.
Il sistema gestionale dei software che permettono di effettuare la fattura elettronica dev’essere compatibile con l’Agenzia delle Entrate e permettere la generazione in modo semplice e veloce del documento in formato XML. Una volta che le fatture sono state create si possono poi inviare in modo automatico al portale per i Corrispettivi e le fattura dell’Agenzia delle Entrate, con i controlli necessari, al fine di evitare errori di compilazione dei dati del ricevente, grazie alla verifica del sistema SDI.
Con i gestionali per la fatturazione elettronica, un vantaggio è dato dalla possibilità di registrare e conservare in modo automatico tutte le fatture ricevute e quelle effettuate. Se si usa un buon software di gestione si potranno anche sincronizzare altri sistemi, come ad esempio quello di gestione dei pagamenti, del magazzino, ecc…in questo modo si potrà anche avere una visione più chiara della gestione della propria attività.
Come e quando usare il sistema di fatturazione elettronica
Il software per la fatturazione elettronica come accennato dev’essere scelto al fine di sopperire all’obbligo imposto dalla Legge Italiana per tutte le aziende in regime ordinario o straordinario che effettuano fatture a clienti privati, alla Pubblica Amministrazione, ad altre aziende.
Con un buon software di gestione delle fatture si possono valutare diverse tipologie d’uso, quindi non solo quella della classica fatturazione al cliente. Ad esempio, un software apposito per le fatture permette di effettuare anche: fatture elettroniche per acquisti Carta Docente, fatture in Reverse Charge, fatture con ritenuta per gli agenti di ENASARCO, fatture per la pubblica amministrazione, fatture 18App per il Bonus Cultura e anche fatture elettroniche per le vendite su Amazon.
Avere un software che permetta di gestire le diverse fatturazioni è molto importante. Il motivo è semplice. Ogni tipologia di fattura prevede informazioni e campi specifici. Quindi per essere accettate dall’Agenzia delle Entrate devono essere compilate ognuna con il suo modello specifico. Ecco perché usare un software per la fatturazione elettronica può essere utile alla gestione della propria attività.
